企業(yè)檔案管理聽課筆記（6）

第五章企業(yè)檔案鑒定
　　
　　選：企業(yè)檔案鑒定一般是指對企業(yè)檔案真?zhèn)魏推髽I(yè)檔案價值的鑒定，經(jīng)常性的業(yè)務工作是指后者。
　　
　　簡：企業(yè)檔案鑒定工作的內容？
　　
　　答：企業(yè)檔案鑒定，是指企業(yè)檔案部門依據(jù)一定的原則、方法和標準，科學地判斷企業(yè)檔案歷史與現(xiàn)實的價值，確定其保管期限；并通過價值核查和質量檢查，對失去保存價值，或者內容失真和不完整的企業(yè)檔案，按照規(guī)定的手續(xù)進行處理的企業(yè)檔案業(yè)務管理活動。包括對企業(yè)檔案的價值鑒定和質量鑒別兩個方面。
　　
　　選：企業(yè)檔案鑒定工作包括檔案的價值鑒定和質量鑒別2個方面。
　　
　　選：企業(yè)檔案鑒定工作的2個階段：
　　
　　1、保管期限的確定；
　　
　　2、保管期限的復查。
　　
　　簡：保管期限的確定：
　　
　　答：確定保管期限，是鑒定工作的第一個過程。它是在文件歸檔前，由文件形成部門在企業(yè)檔案部門的協(xié)助下，對企業(yè)文件進行的鑒定工作。這一鑒定工作主要解決三個問題：一是鑒別、核查歸檔材料的完整性和準確性；二是鑒定文件的保存價值，從而決定其取舍；三是確定歸檔保存文件的保管期限。文件階段的鑒定，一方面補齊了歸檔材料的短缺，糾正了內容的差誤，另一方面對文件進行了篩選，確定了保管期限，從而奠定企業(yè)檔案的質量基礎。
　　
　　簡：對保管期限的復查：
　　
　　這是在文件轉化為檔案后進行的第二個階段的鑒定。一般文件階段的鑒定是一次性的，檔案階段的鑒定則是多次、定期進行的。任務包括：
　　
　　1、對超過保管期限的檔案重新進行價值審查，失去保存價值者剔出銷毀；
　　
　　2、對原保管期限劃定不當?shù)钠髽I(yè)檔案，重新進行價值鑒定，調整保管期限；
　　
　　3、審查檔案的機密等級，根據(jù)實際情況解密或進行密級調整；
　　
　　4、核查其中科技檔案的內容，鑒別其準確性和完整性，做好相應的更改、補充工作。
　　
　　保管期限的復查，通過對庫藏檔案進行篩選、調整和補充，進一步保證和提高了企業(yè)檔案的質量。
　　
　　簡：企業(yè)檔案鑒定的意義
　　
　　1、是決定檔案存亡的基本手段。
　　
　　2、是提高檔案管理效益的科學措施。
　　
　　3、是提高檔案質量的重要途徑。
　　
　　選：企業(yè)檔案價值鑒定的原則：
　　
　　1、整體性；
　　
　　2、全面性；
　　
　　3、歷史性；
　　
　　4、動態(tài)性。
　　
　　簡：鑒定工作的全面性原則：
　　
　　1、全面分析文件的各方面特征，從檔案的來源、內容、時間、文本、外形等方面綜合判定檔案價值；
　　
　　2、全面把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系；
　　
　　3、全面預測用戶對檔案的利用需求。
　　
　　簡：企業(yè)管理檔案價值的鑒定標準：
　　
　　1、管理類文件：主要從其內容、來源、時間、名稱、稿本、外形以及完整性和有效性等方面來分析。
　　
　　分析文件的內容：圍繞其重要性、獨特性和時效性三個方面進行。這是鑒定檔案價值的基礎。
　　
　　2、科技文件：其價值量是由6種重要的相關因素規(guī)定或制約的：
　　
　　1）技術因素。
　　
　　2）功能因素。
　　
　　3）時間因素。49年10月以前的一般不予銷毀。
　　
　　4）典型因素；
　　
　　5）作者因素。
　　
　　6）名稱因素。
　　
　　4、會計文件。會計檔案的保管期限可分為永久、定期兩種，會計文件主要包括：
　　
　　1）會計憑證：涉及外事和對私營履行的應當永久保存。其他一般情況下不需要永久保存，保管期限在15年之內基本上可以滿足查找利用的需要。
　　
　　2）會計帳簿；一般不需永久保存。15-25年
　　
　　3）會計報表：年度（決算）報表永久保存。
　　
　　選：文件的完整性指檔案全宗中文件的完整程度。有效性指文件在一定時間內具有法律和行政的效力。
　　
　　名：企業(yè)檔案保管期限表：用表冊的形式列舉檔案的來源、內容和形式并指明其保管期限的指導性、標準性文件，它是企業(yè)檔案機構鑒定檔案價值，確定檔案保管期限的依據(jù)。
　　
　　選：企業(yè)檔案保管期限表的類型：
　　
　　1、通用檔案保管期限表。
　　
　　2、專門檔案保管期限表。
　　
　　3、專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表。
　　
　　4、企業(yè)檔案保管期限表。
　　
　　論：企業(yè)檔案保管期限表的類型：
　　
　　1、通用檔案保管期限表：由國家檔案行政管理部門編制，供全國企業(yè)檔案機構鑒定檔案時通用的表。
　　
　　2、專門檔案保管期限表：由國家檔案行政管理部門會同有關主管部門編制，供鑒定專門檔案時使用的表。
　　
　　3、專業(yè)系統(tǒng)檔案保管期限表：由專業(yè)主管機關編制，供同一專業(yè)系統(tǒng)內企業(yè)單位鑒定檔案價值時使用。
　　
　　4、企業(yè)檔案保管期限表：各企業(yè)單位根據(jù)上述3種保管期限表，結合本單位科技、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動的實際情況制定的。
　　
　　簡：企業(yè)檔案保管期限表的4條編制要求：
　　
　　1、要符合本企業(yè)檔案的實際情況，內容全面，針對性強。
　　
　　2、保管期限檔次清楚，跨度適當。
　　
　　3、便于查用。
　　
　　4、與通用的、專門的、專業(yè)系統(tǒng)的檔案保管期限表保持一致。
　　
　　簡：企業(yè)檔案保管期限表的修訂的原因：
　　
　　答：企業(yè)檔案保管期限表正式出臺并執(zhí)行一段時間后，一方面企業(yè)的科技、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動可能會有所變化或調整，另一方面人們對表中條款的內容和保管期限的認識也有可能會有所變化。所以，對其進行修改和完善是非常必要的。
　　
　　鑒定企業(yè)檔案的保存價值是對其可能被利用程度的一種估計和預測，很難完全準確。
　　
　　簡：企業(yè)檔案從寬確定保管期限的彈性原則：
　　
　　答：可采取一些靈活的方法處理，保持一定的“彈性”。具體分5種情況：
　　
　　1、當鑒定人員對某一文件或案卷的保管期限劃分沒有很大把握時，應“從寬”處理。
　　
　　2、保存從寬，銷毀從嚴；
　　
　　3、孤本從寬，復本從嚴；
　　
　　4、本企業(yè)文件從寬，外單位文件從嚴；
　　
　　5、介于相鄰保管期限檔次之間的則“就高不就低”。
　　
　　簡：企業(yè)檔案質量鑒別的方法：
　　
　　1、通過科技檔案與有關目錄之間的核對進行鑒別：
　　
　　1）要保證文件目錄和檔案目錄的質量；
　　
　　2）要以目錄為依據(jù)，逐項（套）、逐卷、逐張（件）地仔細鑒別科技檔案的內容；
　　
　　3）對鑒別中發(fā)現(xiàn)的短缺材料，要了解其是否具有保存價值。
　　
　　2、通過科技檔案材料之間的核對進行鑒別；
　　
　　3、通過科技檔案內容與科技對象之間的核對進行鑒別。
　　
　　簡：企業(yè)檔案鑒定工作的制度的基本內容：
　　
　　1、制發(fā)企業(yè)檔案鑒定的標準文件；
　　
　　2、企業(yè)檔案鑒定工作的組織領導；
　　
　　3、銷毀檔案的批準和監(jiān)銷制度。
　　
　　第六章企業(yè)檔案檢索
　　
　　簡：建立企業(yè)檔案檢索體系的必要性：
　　
　　1、為迅速準確地利用檔案創(chuàng)造條件；
　　
　　2、促進檔案信息交流；
　　
　　3、推動檔案業(yè)務的規(guī)范化，促進企業(yè)檔案工作的發(fā)展。
　　
　　簡：企業(yè)檔案檢索體系的科學和實用相結合的要求：
　　
　　科學性的要求：
　　
　　1、研制檢索語言時，充分考慮到企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的實際，保證檢索標識能準確表達企業(yè)各項活動的基本內容；
　　
　　2、著錄標引應標準、規(guī)范，其標準化與否直接影響到檢索的質量和效率；
　　
　　3、檢索工具應合理、有效；
　　
　　實用性的要求：
　　
　　1、編制檢索工具要注重實效；
　　
　　2、從實際出發(fā)配置檢索設備。
　　
　　簡：檢索語言的構成：
　　
　　由3個基本要素構成：
　　
　　1、構成檢索詞匯要素單元的字符；
　　
　　2、表達基本概念，并作為復雜概念的組配單元的基本詞匯；
　　
　　3、保證通過基本詞匯的組配來表達復雜概念的語法和句法。
　　
　　簡：檢索語言的特點：
　　
　　以概念邏輯為基礎，詞匯與概念一一對應，一詞一義，排除多詞一義、一詞多義和詞義不符的情況，并能顯示概念之間的相互關系，便于操作，可使標引和檢索快捷、準確。
　　
　　名：主題詞表：是主題語言的表現(xiàn)形式，是概括某一領域或某一學科，由語義相關、族性相關的規(guī)范詞匯組成的詞典。
　　
　　名：企業(yè)檔案著錄：在編制檢索條目時，對企業(yè)檔案的內容特征和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
　　
　　簡：著錄、標引的區(qū)別：
　　
　　2者都是形成檔案檢索條目必須的步驟：
　　
　　1、著錄和標引雖然都從檔案內容入手，但分析的內容范圍不同。著錄需對檔案的內容與形式特征進行全面分析，以選出需揭示的全部特征，并把它們反映出來；標引則需準確、扼要地揭示檔案的內容特征，為用戶提供查找的線索，所以只需分析檔案的基本內容。
　　
　　2、表達方式不同。著錄反它所揭示的內容特征和形式特征采用直錄的方式，即用自然語言直接表述；標引則須語言的轉換：用檢索語言來表現(xiàn)檔案的主題內容，這是2者最根本的區(qū)別。
　　
　　案卷目錄：以企業(yè)檔案案卷為單位，依據(jù)企業(yè)檔案整理結果和庫藏排架順序編制的目錄。
　　
　　選：4種基本的案卷目錄：
　　
　　1、案卷總目錄；
　　
　　2、案卷分類目錄；
　　
　　3、底圖目錄；
　　
　　4、新型載體檔案目錄。
　　
　　第七章企業(yè)檔案編研工作