自考“檔案學概論”筆記（8）

　　第六章  檔案工作的性質、規(guī)律與發(fā)展

　　名：檔案工作：其本質是管理檔案和開展檔案信息資源為社會各項社會活動服務的工作。

　　選：檔案工作的基本性質是一項管理性、服務性、科學性、文化性與政治性的工作。

　　簡：檔案工作的管理性的主要表現(xiàn)：

　　1、檔案工作是一項管理檔案的專門業(yè)務，管理對象是檔案，目的是開展檔案信息資源為社會服務；

　　2、是信息資源管理的重要內容。因其管理對象的獨特個性、基本管理理論與管理方法上的自成體系，從而決定了檔案工作在信息資源管理工作中具有其他信息資源管理活動無法替代的功能與作用。

　　3、是社會管理活動的組成部分。從系統(tǒng)論的觀點看，檔案工作這一相對獨立的管理系統(tǒng)是處于不同規(guī)模和層次的更大管理系統(tǒng)之中。

　　簡：檔案工作的服務性：

　　服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因。

　　檔案工作與其他服務性工作的主要區(qū)別在于它是以提供檔案信息為社會實踐服務的特殊性服務工作。檔案工作者既要樹立全心全意為社會服務的思想，又要堅持按照黨和國家的法律、法規(guī)和政策辦事，確保服務獲得效益，并做到既搞好服務，又維護檔案的完整與安全。

　　簡：檔案工作的政治性：

　　檔案工作是一種社會現(xiàn)象。在階級社會中，檔案工作體現(xiàn)著一定的階級關系和階級利益。其政治性表現(xiàn)在：

　　1、服務方向：這是檔案工作政治性的集中表現(xiàn)。

　　2、機要性。

　　選：檔案工作的政治性表現(xiàn)在服務方向、機要性2方面。

　　簡：檔案工作的科學性：

　　檔案工作是一項科學性工作，表現(xiàn)在：

　　1、它為科研和科學管理工作提供必要條件；

　　2、檔案工作實踐中包含著特殊的規(guī)律和豐富的科學內容；

　　3、檔案工作要大量運用現(xiàn)代管理科學的內容和信息技術的成果。

　　簡：檔案工作的文化性：

　　檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會文化中的作用決定了其具有很強的社會文化性。表現(xiàn)在：

　　1、檔案是社會文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產(chǎn)的作用；

　　2、檔案館具有傳播社會文化知識與信息的作用；

　　3、檔案館具有社會文化教育的作用；

　　4、檔案館具有發(fā)展科學文化的作用。

　　選：檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)。

　　選：就目前而言，檔案工作應為社會主義物質文明與精神文明建設服務，就長遠而言，檔案工作應為延續(xù)和發(fā)展我國文明史作出貢獻。

　　名：檔案工作的效益：

　　是社會對檔案工作的投入和檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度2者之間的比較關系。

　　簡：檔案工作的效益區(qū)別于其他工作的基本特點：

　　1、效益的社會性：檔案工作是一項提供檔案為社會服務的專門性工作。這一性質規(guī)定了它的效益具有社會性，這是檔案工作效益最為突出的一個特點。

　　2、效益的隱蔽性：檔案部門對社會的貢獻，即它在提供檔案為社會服務過程中給社會帶來的收益是比較模糊的。這種隱蔽性特點主要表現(xiàn)為：

　　1）檔案工作不直接創(chuàng)造價值；

　　2）從檔案效用的發(fā)揮過程看，它要依賴于社會的利用，具有被動性和依賴性；

　　3）從投入檔案工作的收益對象看，它主要不是體現(xiàn)于檔案部門本身，而是包含于利用檔案的各部門或個人中，檔案工作收益是一種間接性的收益；

　　4）從投入檔案工作的收益地點看，由于檔案價值擴展律的作用，檔案工作收益地點具有廣泛性和分散性。

　　3、檔案工作效益的滯后性：投入檔案工作的效益在時間上具有延遲性。

　　論：檔案工作的分化與整合規(guī)律：

　　從檔案工作的發(fā)展歷史來看，在相當長的時間內檔案工作與文書工作是不分的，與圖書資料工作也是不分的。建國后，我國檔案工作才真正從文書工作、圖書工作中分化出來發(fā)展成為一個獨立工作系統(tǒng)。

　　1、文書檔案管理工作一體化

　　文書與檔案管理一體化，是將目前機關中的文書處理和檔案管理工作，整合為一個既統(tǒng)一又分工，既有聯(lián)系又有區(qū)別的管理過程。文書工作與檔案工作的分離存在的問題和消極影響：

　　1）由于在日常機關工作中，人們大都只注重文件的現(xiàn)行目的和現(xiàn)行作用，使得文件在質量上出現(xiàn)了物質形態(tài)不統(tǒng)一、制成材料不合乎質量要求、信息記錄要素不完整、歸檔范圍內的材料不齊全等一系列問題；

　　2）由于歸檔是文書工作和檔案工作的結合部，歸檔工作質量的好壞從根本上決定著檔案工作的質量；

　　3）由于我國沒有統(tǒng)一管理全國文書工作和檔案工作的機構，文書工作和檔案工作各自作為獨立的系統(tǒng)理應由兩組管理機構體系來分別承擔。

　　為了解決上述問題，理論界和實際工作者都認為要對文書工作與檔案工作進行新的整合。

　　從誘發(fā)動因的角度看，信息技術的廣泛運用生成了大量電子文件，電子文件的數(shù)字化信息形態(tài)及其他特征，使文件信息的形成、處理和利用方式都會發(fā)生變化。

　　運用新技術對文書與檔案管理流程進行重組有重要意義：

　　1）有利于將文件與檔案管理作為一個整體進行總體設計和通盤考慮，從而提高文件管理質量。

　　2）可為文檔管理一體化軟件設計提供新的設計思想。

　　2、檔案、圖書、情報管理的一體化。

　　這是一個世界性的趨勢。

　　隨著上述兩個一體化趨勢的進展，檔案工作與文書工作、圖書工作、情報工作將逐步實現(xiàn)分化基礎上的新的整合。這種整合不是上述幾項工作的簡單合并，也不是回歸早期的“三位一體”，而是要求檔案工作、文書工作、圖書情報工作在融合、滲透基礎上實現(xiàn)綜合管理，從而實現(xiàn)信息資源管理系統(tǒng)的功能放大。

　　選：文書與檔案管理一體化是將目前機關中的文書處理和檔案處理工作整合為一個既統(tǒng)一又分工、既有聯(lián)系又有區(qū)別的管理過程。

　　選：對面向社會的檔案、圖書、情報工作進行一體化的實體統(tǒng)一管理應持慎重態(tài)度。

　　選：檔案工作、文書工作、圖書情報工作在融合、滲透基礎上實現(xiàn)綜合管理。

　　6，28講

　　簡：檔案工作的智能化發(fā)展規(guī)律：

　　檔案工作的智能化發(fā)展規(guī)律突出表現(xiàn)在檔案技術設備的變化上。

　　1、運用電子計算機實現(xiàn)檔案管理的自動化；

　　2、運用計算機及其相關技術和現(xiàn)代通訊技術，實現(xiàn)文件與檔案信息資源的數(shù)字化及檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化；

　　3、檔案縮微化與檔案保護技術水平的提高；

　　應特別注意的是，由于新技術運用帶來的技術設備智能化發(fā)展，必將引起檔案人員在檔案工作中地位和作用的根本性變化，而且，也會給檔案學基本理論的創(chuàng)新提出更多的要求，檔案工作者需要進一步思考一系列的理論問題。

　　1）對檔案原始記錄性提出新的界定標準。

　　2）由于電子文件的證據(jù)性尚無有效保障，管理方法亦無定規(guī)，所以，機關即使是在無紙辦公條件下完成了“文件”的辦事職能，在轉化為檔案時也必須將其紙質化，“雙套制”是擺在檔案工作者面前的又一課題。

　　3）來源原則重又成為檔案學者關注的理論熱點。

　　4）檔案管理工作中前端控制思想的提出。

　　5）文件管理體制和檔案部門的職能將可能發(fā)生變化。即從檔案文件的保管基地轉變?yōu)闄n案信息的控制中心。

　　論：檔案工作發(fā)展與社會環(huán)境變化的互動性規(guī)律

　　檔案工作與社會環(huán)境有著普遍的、密切的聯(lián)系。與社會環(huán)境變化的互動性規(guī)律主要表現(xiàn)在：一方面，社會環(huán)境狀況影響和制約著檔案工作的生存與發(fā)展。另一方面，檔案工作在參與社會事務的過程中，也對社會環(huán)境變動作出貢獻。