辦公自動化原理及應用筆記第六章
第六章文檔一體化系統(tǒng)
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?。ㄒ唬┪臋n一體化－辦公自動化系統(tǒng)中進行信息控制和管理的主要形式
1、識記：（1）公文與檔案的關系；
公文種類拓展（一般公文、常用公文、專業(yè)公文、電子郵件）、公文載體上的擴展
檔案－過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄
①檔案來源于文件。一般來說，檔案是在文件使用或辦理完畢后，經(jīng)過鑒定歸檔轉化形成的。
②公文是檔案的前身。公文是為處理事務而制作的，當事務處理完畢時有關該事務的一系列公文的內容也就自然地成為該事務過程和結果的原始記錄，經(jīng)過選擇后保存下來便轉化為檔案。
③公文的主要作用是在完成和處理事物中發(fā)揮規(guī)劃、指導、修正等現(xiàn)行效用，具有明顯的時效性。檔案的主要作用便是在研究、稽核該事務時發(fā)揮憑證和查考作用，在研究該事務的發(fā)展及其與其他社會活動的關系中發(fā)揮參考作用，具有明顯的回溯性。
?。?）文化生命周期理論－研究文件產(chǎn)生、運動、變化的過程和規(guī)律的理論。
生命周期劃分為四個階段－制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。
?。?）文檔一體化的作用
①使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準確、安全；
②文檔超前控制；
③提高信息檢索效率；
④科學決策的需要；
⑤提高行政效率；
⑥有利于人、財、物的合理利用
2、領會：（1）文檔一體化的含義－從文書和檔案工作全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。
（2）實行文檔一體化的條件：
①理順管理體制，完善組織機構；
②進行標準化建設；
③改變陳舊觀念，培養(yǎng)與一體化相適應的人才；
（3）文檔一體化模式
①機關內部文件、檔案管理一體化；
②機關之間從機構和職能上進行一體化；
③建立有人、財、物和管理自主權的文件中心
（二）文檔一體化計算機系統(tǒng)的組成
1、領會：文檔一體化系統(tǒng)維護的主要內容－一般項目維護、主題詞維護、分類維護、代碼維護、數(shù)據(jù)維護
系統(tǒng)維護－在系統(tǒng)運行過程中，為使其能正常運轉而進行的保養(yǎng)、維修及改善工作。
一般項目維護－文件類型、檔案類型、著錄項目設置、用戶管理
主題詞標引－公文和檔案在加工存儲檢索過程中，將其內容主題的自然語言轉換成規(guī)范化主題詞法語言過程
主題詞維護－詞表建立和詞表管理
分類維護－把的檔案按其來源、內容、時間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進一步條理化、秩序化。
中國檔案分類法－規(guī)范化了的檔案分類語言，進行檔案分類標引的依據(jù)和工具
檔案分類表的類目是一種標志，代表一組具有共同屬性的檔案。
從屬關系－通過設置下位類實現(xiàn)，并列關系－同位類關系
代碼是系統(tǒng)為常用錄入項提供的簡短符號，使用代碼有助于減少錄入量，提高系統(tǒng)效率
數(shù)據(jù)維護－數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、整理數(shù)據(jù)（重建數(shù)據(jù)庫索引文件，將邏輯刪除數(shù)據(jù)物理刪除，刪除臨時文件）
2、應用：文檔一體化系統(tǒng)的組成（公文子系統(tǒng)；
歸卷子系統(tǒng)；
檔案管理子系統(tǒng)）。
文檔一體化計算機系統(tǒng)是采用計算機技術來實現(xiàn)的文書、檔案一體化管理的系統(tǒng)。
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