“樣板參照法”——項目管理團隊建設的有效工具
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陳書勤
1、項目管理團隊建設的概念和重要意義
1）項目管理團隊及其建設的基本概念
項目管理團隊是指本著共同的目標、為了保障項目的有效協調實施而建立起來的管理組織，一般由項目經理和團隊成員組成。
項目管理團隊建設就是指將肩負項目管理使命的團隊成員按照特定的模式組織起來，協調一致，以實現預期項目目標的持續(xù)不斷的過程。項目管理團隊建設一般要依次經歷初創(chuàng)期、磨合期、規(guī)范期、成熟期和解散期等5個階段，基本上與項目的生命周期相同步。
項目管理團隊建設是項目經理和項目管理團隊成員的共同職責，團隊建設過程中應創(chuàng)造一種開放和自信的氣氛，使全體團隊成員有統一感和使命感。實踐證明，團隊成員的社會化將會促進團隊建設，而且團隊成員之間相互了解越深入，團隊建設就越出色。項目經理要確保團隊成員間保持相互交流溝通，并為促進團隊成員間的社會化創(chuàng)造條件。團隊成員也要主動地創(chuàng)造條件加強溝通和融合。
2）項目管理團隊的基本行動準則
項目管理團隊應堅持以下基本行動準則，實踐證明，這些都是保證項目成功的關鍵，即：
（1）以客戶為中心；（2）具有明確的目標；（3）加強指導訓誡；（4）建立公認的約束條件；（5）形成相互交流溝通和召開有效會議的習慣；（6）保證職責分明、分工明確、責任清晰；（7）強化決策機制；（8）健全問題處理機制；（9）及時高效地反饋信息；（10）注重工作流程重塑；（11）加強學習、與時俱進、持續(xù)發(fā)展。
3）項目管理團隊建設的重要意義
通過項目管理團隊建設就是要創(chuàng)造一個良好的氛圍與環(huán)境，使整個項目管理團隊都為實現共同的項目目標而努力奮斗。通過項目管理團隊建設能夠：
（1）使團隊成員確立起明確的共同目標，增強吸引力、感召力和戰(zhàn)斗力；
（2）做到合理分工與協作，使每個成員明確自己的角色、權力、任務和職責，以及與其他成員之間的相互關系；
（3）建立高度的凝聚力，使團隊成員積極熱情地為項目成功付出必要的時間和努力；
（4）加強團隊成員之間的相互信任，促使成員間相互關心，彼此認同；
（5）實現成員間有效的溝通，形成開放、坦誠的溝通氣氛。
2、“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”的基本原理
1）“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”的基本概念
“樣板參照法”的概念可溯源至20世紀70年代末至80年代初，當時美國的施樂復印機公司發(fā)現日本理光、佳能等新興辦公自動化產品公司所出產的同功能產品的價格遠低于施樂產品，迫使施樂原先在全球近85％的市場占有率驟降至30％以下。在行業(yè)競爭調研中，施樂公司沒有簡單地以壓低原材料及產品價格來解決問題，而是派出精干的考察團去日本探訪取經，試圖通過對日本廠商從原材料供應到生產制造的全過程的了解，找到一個“參照點”，以明確自己的差距，進而制定切實有效的整改方案。施樂通過“樣板參照”活動，使質量問題減少了2／3，制造成本降低了l／2，生產周期縮短了2／3，勞動生產率提高了近50%。從根本上改變了被動的局面。這種由施樂公司率先采用并迅速風靡全球的績效改善優(yōu)化活動就是“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”。
因此，“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”就是企業(yè)通過對本行業(yè)中的領先團隊的最佳績效和最優(yōu)經營管理進行探究，并以之為仿效的標準或參照，通過資料收集、分析比較、跟蹤學習等一系列的規(guī)范化的程序，改進績效，最終趕超競爭對手，成為市場中的領先者的一種系統化的學習方法與流程。運用“樣本參照法”進行的活動稱為“樣本參照”。
2）“樣板參照法”是適用于項目管理團隊建設的最佳學習方法
在世界進入知識經濟時代的今天，創(chuàng)建學習型組織已成為組織生存和持續(xù)發(fā)展的迫切需要。對于項目管理團隊組織來講，也同樣需要與時俱進，加強理論和實踐雙方面的學習。
團隊學習是提高團隊成員互相配合、整體搭配與實現共同目標的能力的學習活動及其過程。通過不斷學習使團隊整體產生出色的成果，個別成員成長的速度也比其他的學習方式更快。當需要深思復雜的問題時，團隊必須學習如何濃縮出高于個人智慧的團隊智慧；當需要具有創(chuàng)新性而又協調一致的行動時，團隊能創(chuàng)造出一種“運作上的默契”。使團隊成員既有自我發(fā)揮的空間，又能互相配合、協調一致。在理論學習方面，團隊常用“真誠交談”與“討論”這兩種不同的團隊交談方式。
毋庸置疑，除了理論學習之外，通過實踐進行學習也是一項極其重要的團隊素質修煉，從某種意義上來講甚至重于理論學習，而“樣板參照法”正是一種適合于項目管理團隊建設的通過實踐進行學習的最佳方法，從前述可知，雖然該法最早應用于企業(yè)組織的學習，但是實踐證明項目管理團隊采用此法也同樣會極大地提高其競爭力，有助于項目的順利完成。
3）“樣板參照”的基本分類
按“樣板參照”對象所處的領域將其劃分為內部、競爭、行業(yè)以及最優(yōu)等4種類型：
（1）內部“樣板參照”：是以本項目管理團隊內部某樣板作為“樣板參照”的對象。是最簡單且最基本的“樣板參照”。一方面在項目管理團隊內部尋找效果最佳的職能或操作為參照“樣板”，其他職能或操作可通過向“樣板”學習進而改進自身的績效。另一方面也可明確項目管理團隊自身優(yōu)勢及缺陷；明確的優(yōu)勢將會吸引更多的外部項目管理團隊相互進行“樣板參照”，對于無任何優(yōu)點的無名團隊絕對難以找到外部“樣板參照”伙伴。
（2）競爭“樣板參照”：是以競爭對手為“樣板參照”對象。將自身的業(yè)務過程與那些與自己有同樣市場，具有競爭性產品、服務或過程的優(yōu)勢項目管理團隊相比較，從而學習競爭對手的優(yōu)點。競爭“樣板參照”的情報很難獲得，一般可通過公共信息渠道或者利用內部“樣板參照”將自己的優(yōu)勢與競爭對手共享從而享有對手的優(yōu)勢過程。比如同行企業(yè)共建“樣板參照”俱樂部，成員間即可共享信息。也有利用商業(yè)間諜方法非法謀取“樣板參照”的。
（3）行業(yè)“樣板參照”：是以與本項目管理團隊相關的行業(yè)中的優(yōu)勢項目管理團隊為“樣板參照”對象。由于行業(yè)“樣板參照”削減了競爭性因素，因此較容易實現信息共享。
（4）最優(yōu)“樣板參照”：是指在選擇“樣板參照”對象時，不管對象間在業(yè)務、產品等方面的相同或相似，而將“樣板參照”的注意力聚焦于工作過程，只要其處理業(yè)務過程相似且具有優(yōu)勢地位就可以作為學習的對象。
項目管理團隊在進行“樣板參照”時，往往內部“樣板參照”是首先要做的，這也是其他“樣板參照”的先行基礎，但只進行內部“樣板參照”易導致“內視”而變成“井中之蛙”，因此還必須進行“外向型”的其他三種“樣板參照”，以確保項目管理團隊建設的最優(yōu)化。
4）采用“樣板參照法”加強項目管理團隊建設的現實意義
在激烈的市場競爭中，項目管理團隊采用“樣板參照法”的現實意義是：
（1）“樣板參照”能科學地評價項目管理績效：“樣板參照”是一個科學地辨別最優(yōu)項目實踐并仿效學習的過程。通過評價，使本團隊明了與其他項目管理團隊相比所處的位置，處于優(yōu)勢的其他項目管理團隊可以顯現出本項目管理團隊存在的問題以及相應的解決方法。
（2）“樣板參照”建立了項目管理團隊趕超的對象：“樣板參照”的一個核心就是在現實中找出優(yōu)于自己或局部占有優(yōu)勢的項目管理團隊，并參照其進行本項目管理團隊的優(yōu)化活動并爭取趕超這些優(yōu)秀團隊。
（3）“樣板參照”促進品質提高、成本降低和績效改善：“樣板參照”不只是明確自己位置，確定趕超對象的過程，更主要是通過將自己的業(yè)務流程與趕超對象的相比較，通過取長補短，重新優(yōu)化自己的業(yè)務流程，促使品質、成本和績效改善，以處于競爭領先的過程。
（4）“樣板參照”是一種學習的方法：要使項目管理團隊不斷發(fā)展壯大，建立學習型的團隊是非常重要的。項目管理團隊的學習方法多種多樣，而“樣板參照”就是其中之一?！皹影鍏⒄铡钡某绦驅嶋H上引導項目管理團隊明了“向誰學”和“怎樣學”等問題。
（5）“樣板參照”有利于形成外向型的項目管理團隊文化：“樣板參照”是在市場中尋找那些最佳的滿足用戶的項目管理團隊并以之為榜樣的過程，堅持“樣板參照”，有利于克服視野狹窄的內向型文化，逐步形成面向市場和未來的外向型項目管理團隊文化。
（6）“樣板參照”可提高團隊成員的工作滿足感：在“樣板參照”過程中，項目管理團隊內部的“樣板參照”對象及其外部的“樣板參照”伙伴形成同盟，共享“樣板參照”獲得的方法以及成功和失敗經驗，從而使團隊成員視野開闊并產生較高的工作滿足感。
3、“樣板參照法”的實施步驟、阻力以及成功因素
1）“樣板參照”的步驟或流程
項目管理團隊建設中實施“樣板參照”的一般步驟如下：
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1、項目管理團隊建設的概念和重要意義
1）項目管理團隊及其建設的基本概念
項目管理團隊是指本著共同的目標、為了保障項目的有效協調實施而建立起來的管理組織，一般由項目經理和團隊成員組成。
項目管理團隊建設就是指將肩負項目管理使命的團隊成員按照特定的模式組織起來，協調一致，以實現預期項目目標的持續(xù)不斷的過程。項目管理團隊建設一般要依次經歷初創(chuàng)期、磨合期、規(guī)范期、成熟期和解散期等5個階段，基本上與項目的生命周期相同步。
項目管理團隊建設是項目經理和項目管理團隊成員的共同職責，團隊建設過程中應創(chuàng)造一種開放和自信的氣氛，使全體團隊成員有統一感和使命感。實踐證明，團隊成員的社會化將會促進團隊建設，而且團隊成員之間相互了解越深入，團隊建設就越出色。項目經理要確保團隊成員間保持相互交流溝通，并為促進團隊成員間的社會化創(chuàng)造條件。團隊成員也要主動地創(chuàng)造條件加強溝通和融合。
2）項目管理團隊的基本行動準則
項目管理團隊應堅持以下基本行動準則，實踐證明，這些都是保證項目成功的關鍵，即：
（1）以客戶為中心；（2）具有明確的目標；（3）加強指導訓誡；（4）建立公認的約束條件；（5）形成相互交流溝通和召開有效會議的習慣；（6）保證職責分明、分工明確、責任清晰；（7）強化決策機制；（8）健全問題處理機制；（9）及時高效地反饋信息；（10）注重工作流程重塑；（11）加強學習、與時俱進、持續(xù)發(fā)展。
3）項目管理團隊建設的重要意義
通過項目管理團隊建設就是要創(chuàng)造一個良好的氛圍與環(huán)境，使整個項目管理團隊都為實現共同的項目目標而努力奮斗。通過項目管理團隊建設能夠：
（1）使團隊成員確立起明確的共同目標，增強吸引力、感召力和戰(zhàn)斗力；
（2）做到合理分工與協作，使每個成員明確自己的角色、權力、任務和職責，以及與其他成員之間的相互關系；
（3）建立高度的凝聚力，使團隊成員積極熱情地為項目成功付出必要的時間和努力；
（4）加強團隊成員之間的相互信任，促使成員間相互關心，彼此認同；
（5）實現成員間有效的溝通，形成開放、坦誠的溝通氣氛。
2、“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”的基本原理
1）“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”的基本概念
“樣板參照法”的概念可溯源至20世紀70年代末至80年代初，當時美國的施樂復印機公司發(fā)現日本理光、佳能等新興辦公自動化產品公司所出產的同功能產品的價格遠低于施樂產品，迫使施樂原先在全球近85％的市場占有率驟降至30％以下。在行業(yè)競爭調研中，施樂公司沒有簡單地以壓低原材料及產品價格來解決問題，而是派出精干的考察團去日本探訪取經，試圖通過對日本廠商從原材料供應到生產制造的全過程的了解，找到一個“參照點”，以明確自己的差距，進而制定切實有效的整改方案。施樂通過“樣板參照”活動，使質量問題減少了2／3，制造成本降低了l／2，生產周期縮短了2／3，勞動生產率提高了近50%。從根本上改變了被動的局面。這種由施樂公司率先采用并迅速風靡全球的績效改善優(yōu)化活動就是“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”。
因此，“樣板參照法（BenchmarkingMethod）”就是企業(yè)通過對本行業(yè)中的領先團隊的最佳績效和最優(yōu)經營管理進行探究，并以之為仿效的標準或參照，通過資料收集、分析比較、跟蹤學習等一系列的規(guī)范化的程序，改進績效，最終趕超競爭對手，成為市場中的領先者的一種系統化的學習方法與流程。運用“樣本參照法”進行的活動稱為“樣本參照”。
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在世界進入知識經濟時代的今天，創(chuàng)建學習型組織已成為組織生存和持續(xù)發(fā)展的迫切需要。對于項目管理團隊組織來講，也同樣需要與時俱進，加強理論和實踐雙方面的學習。
團隊學習是提高團隊成員互相配合、整體搭配與實現共同目標的能力的學習活動及其過程。通過不斷學習使團隊整體產生出色的成果，個別成員成長的速度也比其他的學習方式更快。當需要深思復雜的問題時，團隊必須學習如何濃縮出高于個人智慧的團隊智慧；當需要具有創(chuàng)新性而又協調一致的行動時，團隊能創(chuàng)造出一種“運作上的默契”。使團隊成員既有自我發(fā)揮的空間，又能互相配合、協調一致。在理論學習方面，團隊常用“真誠交談”與“討論”這兩種不同的團隊交談方式。
毋庸置疑，除了理論學習之外，通過實踐進行學習也是一項極其重要的團隊素質修煉，從某種意義上來講甚至重于理論學習，而“樣板參照法”正是一種適合于項目管理團隊建設的通過實踐進行學習的最佳方法，從前述可知，雖然該法最早應用于企業(yè)組織的學習，但是實踐證明項目管理團隊采用此法也同樣會極大地提高其競爭力，有助于項目的順利完成。
3）“樣板參照”的基本分類
按“樣板參照”對象所處的領域將其劃分為內部、競爭、行業(yè)以及最優(yōu)等4種類型：
（1）內部“樣板參照”：是以本項目管理團隊內部某樣板作為“樣板參照”的對象。是最簡單且最基本的“樣板參照”。一方面在項目管理團隊內部尋找效果最佳的職能或操作為參照“樣板”，其他職能或操作可通過向“樣板”學習進而改進自身的績效。另一方面也可明確項目管理團隊自身優(yōu)勢及缺陷；明確的優(yōu)勢將會吸引更多的外部項目管理團隊相互進行“樣板參照”，對于無任何優(yōu)點的無名團隊絕對難以找到外部“樣板參照”伙伴。
（2）競爭“樣板參照”：是以競爭對手為“樣板參照”對象。將自身的業(yè)務過程與那些與自己有同樣市場，具有競爭性產品、服務或過程的優(yōu)勢項目管理團隊相比較，從而學習競爭對手的優(yōu)點。競爭“樣板參照”的情報很難獲得，一般可通過公共信息渠道或者利用內部“樣板參照”將自己的優(yōu)勢與競爭對手共享從而享有對手的優(yōu)勢過程。比如同行企業(yè)共建“樣板參照”俱樂部，成員間即可共享信息。也有利用商業(yè)間諜方法非法謀取“樣板參照”的。
（3）行業(yè)“樣板參照”：是以與本項目管理團隊相關的行業(yè)中的優(yōu)勢項目管理團隊為“樣板參照”對象。由于行業(yè)“樣板參照”削減了競爭性因素，因此較容易實現信息共享。
（4）最優(yōu)“樣板參照”：是指在選擇“樣板參照”對象時，不管對象間在業(yè)務、產品等方面的相同或相似，而將“樣板參照”的注意力聚焦于工作過程，只要其處理業(yè)務過程相似且具有優(yōu)勢地位就可以作為學習的對象。
項目管理團隊在進行“樣板參照”時，往往內部“樣板參照”是首先要做的，這也是其他“樣板參照”的先行基礎，但只進行內部“樣板參照”易導致“內視”而變成“井中之蛙”，因此還必須進行“外向型”的其他三種“樣板參照”，以確保項目管理團隊建設的最優(yōu)化。
4）采用“樣板參照法”加強項目管理團隊建設的現實意義
在激烈的市場競爭中，項目管理團隊采用“樣板參照法”的現實意義是：
（1）“樣板參照”能科學地評價項目管理績效：“樣板參照”是一個科學地辨別最優(yōu)項目實踐并仿效學習的過程。通過評價，使本團隊明了與其他項目管理團隊相比所處的位置，處于優(yōu)勢的其他項目管理團隊可以顯現出本項目管理團隊存在的問題以及相應的解決方法。
（2）“樣板參照”建立了項目管理團隊趕超的對象：“樣板參照”的一個核心就是在現實中找出優(yōu)于自己或局部占有優(yōu)勢的項目管理團隊，并參照其進行本項目管理團隊的優(yōu)化活動并爭取趕超這些優(yōu)秀團隊。
（3）“樣板參照”促進品質提高、成本降低和績效改善：“樣板參照”不只是明確自己位置，確定趕超對象的過程，更主要是通過將自己的業(yè)務流程與趕超對象的相比較，通過取長補短，重新優(yōu)化自己的業(yè)務流程，促使品質、成本和績效改善，以處于競爭領先的過程。
（4）“樣板參照”是一種學習的方法：要使項目管理團隊不斷發(fā)展壯大，建立學習型的團隊是非常重要的。項目管理團隊的學習方法多種多樣，而“樣板參照”就是其中之一?！皹影鍏⒄铡钡某绦驅嶋H上引導項目管理團隊明了“向誰學”和“怎樣學”等問題。
（5）“樣板參照”有利于形成外向型的項目管理團隊文化：“樣板參照”是在市場中尋找那些最佳的滿足用戶的項目管理團隊并以之為榜樣的過程，堅持“樣板參照”，有利于克服視野狹窄的內向型文化，逐步形成面向市場和未來的外向型項目管理團隊文化。
（6）“樣板參照”可提高團隊成員的工作滿足感：在“樣板參照”過程中，項目管理團隊內部的“樣板參照”對象及其外部的“樣板參照”伙伴形成同盟，共享“樣板參照”獲得的方法以及成功和失敗經驗，從而使團隊成員視野開闊并產生較高的工作滿足感。
3、“樣板參照法”的實施步驟、阻力以及成功因素
1）“樣板參照”的步驟或流程
項目管理團隊建設中實施“樣板參照”的一般步驟如下：
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